5. POLITICA Y LINEAMIENTOS GENERALES Para dar cumplimiento a la normatividad aplicable respecto al tema y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, se tienen diferentes procesos y lineamientos para el manejo de información de: clientes, clientes corporativos, empleados y ex empleados, aspirantes a procesos de selección, proveedores y usuarios finales, a los cuales se hace referencia en esta política, cuyo responsable de implementación es la Jefe de Mercadeo y Ventas, y que se regirán por los siguientes principios: a) Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos. b) Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento. c) Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por ACF S.A.S, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe ser informada al respectivo titular de los datos personales. d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. e) Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de ACF S.A.S, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad. f) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. g) Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por ACF S.A.S serán objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado. h) Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases o Bancos de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial, y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otro sí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. 6. DATOS SENSIBLES. a. Generalidades. Se entiende por datos sensibles aquellos cuyo uso indebido puede afectar la intimidad del Titular o generar su discriminación, entre otros información relacionada con origen racial o étnico; orientación política; convicciones religiosas o filosóficas; pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, así como datos relativos a la salud, a la vida sexual, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, entre otros. En razón de lo anterior, sugerimos no suministrar datos sensibles a ACF S.A.S. Ahora bien, si el Titular considera que es necesario proveer este tipo de datos, solicitamos que los mismos sean remitidos junto con la debida autorización, y así poder permitir su Tratamiento para los propósitos legítimos del negocio y los fines que establece la presente Política. b. Obtención de datos sensibles. ACF S.A.S no obtendrán información catalogada por la normatividad como datos sensibles, salvo en los siguientes eventos: 1. Cuando los Titulares den su autorización de manera expresa y previa o concomitante en relación con el dato recolectado. Lo anterior salvo que se presente uno de los eventos en los cuales por Ley la autorización no sea requerida, señaladas en Sección V, literal c de la presente Política; 2. Cuando el Tratamiento de los datos sea necesario para salvaguardar un interés vital del Titular, caso en el cual se requerirá la autorización previa de quien ejerza la representación legal del Titular; 3. Cuando el Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, este tipo de los datos no se podrá suministrarse a terceros sin la autorización previa del Titular; 4. Cuando se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; 5. Cuando tenga una finalidad histórica, estadística o científica, para lo cual deberán tomarse todas las medidas conducentes a la eliminación de la identidad de los Titulares c. Excepciones a la Autorización Previa y Expresa del Titular. Sin perjuicio de lo anterior, y de conformidad con la Ley, Las Sociedades podrán proceder al Tratamiento de sus datos, sin que se requiera su autorización previa, cuando se trate de: 1. Información requerida por una Entidad Pública o Administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; 2. Datos de naturaleza pública (de conformidad con la definición legal del término); 3. Casos de urgencia médica o sanitaria; 4. Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos; 5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Salvo las excepciones anteriormente mencionadas, y dentro de los fines legítimos propios del objeto social de ACF S.A.S, en ningún caso la empresa suministrará, distribuirá, comercializarán, compartirá, intercambiará con terceros y, en general, realizará actividad alguna en la cual se vea comprometida la confidencialidad y protección de la información recolectada. d. Autorización del titular: Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior. 7. Finalidad del Tratamiento de Datos de Clientes. A continuación, se indica el tratamiento de las bases de datos de ACF S.A.S, según sea encargado o responsable del tratamiento: Como responsable del Tratamiento: ACF S.A.S, hará el tratamiento de los datos personales en los términos y alcances de la autorización entregada por el titular de la información: 7.1 Bases de Datos Clientes Corporativos, prospectos: Recopilación, almacenamiento, copia, entrega, actualización, ordenamiento, clasificación, transferencia, corrección, verificación, uso para fines estadísticos, de fidelización y retención y en general empleo y utilización de todos los datos suministrados con el propósito de desarrollar el objeto social de la compañía mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos y lo estipulado en los respectivos contratos y/o documentos comerciales suscritos entre las partes así como para administrar correctamente la relación comercial por parte de La Empresa con los clientes corporativos. Además, los datos suministrados podrán ser empleados por ACF S.A.S para el ofrecimiento y venta de bienes y servicios de sus potenciales o actuales clientes, lo cual comprende el almacenamiento, copia, entrega, actualización, utilización, ordenamiento, clasificación, transferencia, corrección, verificación y uso para fines estadísticos, administrativos, comerciales y de publicidad de los datos suministrados. 7.2. Bases de datos trabajadores y ex trabajadores de la compañía: recopilación, almacenamiento, copia, entrega, actualización, ordenamiento, clasificación, transferencia, corrección, verificación, uso para fines estadísticos y en general empleo y utilización de todos los datos suministrados con el propósito de administrar correctamente la relación laboral por parte de ACF S.A.S con los empleados de la compañía, así como para apoyar la gestión de los contratistas, tratándose de trabajadores en misión, para lo cual se posee información y datos relacionados con la identificación del trabajador, exámenes de vinculación, formación académica, experiencia laboral, dirección de domicilio, beneficiarios, salario, Fondos de Pensiones, Cesantías, Riesgos Profesionales, Caja de Compensación, Seguros de Vida y accidentes, cuenta bancaria para el pago de los emolumentos provenientes de la relación de trabajo, afiliaciones a entes externos (Fondos de Empleados, Sindicatos, convenios financieros y de servicios, entre otros) a las que voluntariamente el empleado ha solicitado su inclusión para autorizar descuentos o pagos directos a través de la nómina, para facilitar sus relaciones y previa existencia de acuerdos con esos terceros y la empresa, así como toda aquella información que se debe reportar ante las Entidades y Autoridades nacionales y locales por mandato de la ley. Este archivo también tendrá como finalidad: a) Servir como base para la expedición de los certificados laborales de que trata el Artículo 57, numeral 7° del Código Sustantivo del Trabajo, a solicitud del Exempleado o sus causahabientes; b) Servir de base para el otorgamiento de referencias laborales a potenciales empleadores del Exempleado, cuando éste así lo autorice al momento de su desvinculación de ACF S.A.S; y/o; c) La información almacenada en este archivo podrá ser estudiada, analizada y utilizada por ACF S.A.S a efectos de considerar al Exempleado en los procesos de contratación de personal que lleven a cabo la empresa. 7.3. Bases de datos de aspirantes en procesos de Selección: recopilación, almacenamiento y en general empleo de todos los datos suministrados con el propósito de que ACF S.A.S adelante según lo considere conveniente procesos de selección de personal propio o en misión y sin que la participación en dicho proceso genere para el participante ningún tipo de derecho o prerrogativa, entendiendo obligatorio que cualquier vinculación estará condicionada al cumplimiento de las reglas, procedimientos y políticas aplicables sobre la materia a la empresa. 7.4. Base de Datos de Proveedores o de personas con quienes se tengan una relación comercial o de capacitación: ACF SAS llevará a cabo el Tratamiento de información personal de sus Proveedores o de las personas con quienes tengan una relación comercial o de capacitación con la finalidad de cumplir con las obligaciones adquiridas en virtud de la respectiva relación. En relación con los Proveedores, tales obligaciones incluyen, entre otras, evaluar su desempeño; establecer, gestionar o terminar las relaciones comerciales o verificar las referencias; proveer las métricas de negocio, y las demás que se establezcan en los acuerdos o contratos que se suscriban con el Proveedor respectivo. El Tratamiento de los datos que se recolecten en virtud de lo dispuesto en el presente acápite será llevado a cabo y estará vigente mientras se mantenga la finalidad por la cual fueron recolectados los datos respectivos.